Practici corecte de operare
Orient Spedition isi desfasoara activitatile responsabil si in conformitate cu cerintele legale din tarile in care opereaza.
Activitatea de conformitate este urmarita la nivelul organizatiei de catre Managerul de Resurse Umane impreuna cu departamentul juridic.
Sunt interzise practicile de oferire si acceptare de cadouri in natura sau bani pentru facilitatarea unor afaceri de catre toti angajatii organizatiei, atat in interior, cat si in relatiile cu partenerii, tertii, sau organe de reglementare.
Politici anti coruptie si anti mita
Orient Spedition nu tolereaza nici o forma de coruptie si mita in activitatile interne sau externe ale organizatiei.
Este interzisa orie forma de mita care poate fi oferita direct sau indirect, promisiuni de oferire de mita, acordarea sau autorizarea acordarii de bani sau alte obiecte de valoare catre functionari guvernamentali sau parteneri de afaceri din sectorul privat, pentru influentarea actiunilor , sau obtinerea de avantaje.
Orice oferta, suma platita sau cadou care are legatura cu derularea afacerilor cu Orient Spedition, trebuie sa fie conforma cu legile aplicabile si nu trebuie sa creeze situatii de avantaj non etic.
Platile efectuate trebuie sa fie utilizate doar in scopuri legale astfel:
- Conturile si fondurile sa fie utilizate doar in scopuri legale si legitime
- Platile se efectueaza doar daca sunt legale si in scopuri legitime
- Platile se efectueaza doar cu documentare corespunzatoare.
Mita include si platile in sume mici care sunt oferite functionarilor de un rang mai scazut, pentru beneficiile lor personale si pentru facilitarea unor actiuni care necesita aprobarea lor, sau omiterea unor aspecte care pot crea avantaje improprii.
Cadourile, Cazarea oferirea de mese si alte benefici, invitatiile la evenimente pot influenta uneori deciziile celui care este beneficiar, sau pot crea o imagine de influentare necorespunzatoare.
Cadourile, cazarea si alte beneficia trebuie sa fie in conformitate cu legile aplicabile:
- Trebuie sa fie transparente si inregistrate in contabilitatea organizatiei
- Trebuie sa fie corespunzatoare din punct de vedere al naturii, valorii, frecventei si pozitia beneficiarului
- Nu trebuie oferite, acordate, cerute, sau acceptate avand in vedere orice fel de avantaj
- Nu trebuie sa se genereze niciodata aparenta de necinste, sau situatie nepotrivita.
Partile terte, in special reprezentantii guvernamentali, sau persoanele publice pot avea reguli stricte referitoare la primirea de cadouri si cazare. Aceste reguli pot fi foarte stricte si trebuie respectate.
Cheltuielile de calatorie
Companiile pot fi solicitate uneori de catre partile terte sa suporte cheltuielile de transport pentru anumite situatii de afaceri. Rambursarea excesiva a cheltuielilor de calatorie poate influenta necorespunzator beneficiarul, sau cel putin poate crea aparenta unei influente. Astfel, cheltuielile de calatorie trebuie sa fie rezonabile.
Sponsorizarile, Donatiile, Contributiile si cotizarea ca membrii in anumite organizatii: pot fi un aspect important al implicarii sociale si al urmaririi unor scopuri ale organizatiei.
Acestea trebuie sa:
- Fie atent selectate astfel incat sa promoveze obiectivele legitime ale companiei
- Nu fie promise, oferite, sau facute pentru a obtine avantaje necorespunzatoare in afaceri, sau pentru alte scopuri non etice
- Fie neutre din punct de vedere religios si politic
Implicarea partilor terte
Exista situatii legitime care presupun implicarea partilor terte in relatiile de afaceri. Cu toate acestea, utilizarea partilor terte pentru activitati ilegale, sau influentarea oficialilor guvernamentali, sau a unor entitati private, este interzisa. Astfel, orice parte terta va fi verificata din punctul de vedere al integritatii, inainte de inceperea unei relatii si monitorizata pe partcursul derularii relatiilor de afaceri.
Pentru a preveni, detecta si impiedica incalcarea legilor aplicabile, in particular cele legate de anticoruptie, organizatia pastreaza inregistrari care reflecta cu exactitate toate platile efectuate, cheltuielile suportate, activele instrainate si aplica un sistem de control intern pentru autorizarea corespunzatoare, inregistrarea si raportarea tuturor tranzactiilor.
Respectarea competitiei loiale, legilor antitrust si a drepturilor de proprietate intelectuala
Organizatia isi desfasoara activitatile responsabil si in conformitate cu cerintele legale si reglementarile aplicabile in tarile in care opereaza, in special in domeniul competitiei loiale, a legislatiei antitrust si cu respectarea drepturilor de proprietate intelectuala.
Legile antitrust protejeaza competitia libera, nedistorsionata si reala in beneficiul clientilor, companiilor si a societatii ca intreg. Legile antitrust, printre altele, interzic intelegerile si practicile concertate intre companii care impiedica o competitive reala. Intelegerile anticompetitive includ: ofertele trucate, intelegerile de pret, impartirea pietei, a clientilor, sau alocarea teritoriilor, sau proiecte comune cu competitorii. Abuzurile practicate in urma unei pozitii dominante sunt interzise.
Informatiile confidentiale ale clientilor si partilor terte, clienti, competitori, parteneri, sunt tratate in conformitate cu legea. Deasemenea proprietatea intelectuala a altor parti este respectata: drept de copyright, client, marci comerciale, informatii comerciale, licente.
Organizatia actioneaza impreuna cu partenerii pentru:
- Operarea in conformitate cu legile antitrust nationale si internationale
- Respectarea secretului commercial si a proprietatii intelectuale a altor parti
Constientizarea conflictului de interese
Angajatii trebuie sa actioneze intotdeauna in interesul companiilor lor. Astfel, un conlict de interese apare in cazul in care interesul unei persoane, sau al relatiilor sale personale, diverg de cele ale companiei de care apartine.
Conflictul de interese poate impiedica succesul unei companii, poate conduce la daune economice si pot pata reputatia companiei, in cazul in care devine public, in cazul in care conflictul de interese duce la decizii neeconomice, daca clientii se pierd din cauza ca pierd increderea in integritatea companiei, sau daca se scurg informatii confidentiale. In unele cazuri conflictul de interese poate conduce la coruptie si riscuri antitrust. In consecinta angajatii nu ar trebui sa aiba relatii financiare sau de alta natura cu oricine poate avea un conflict de interese cu obligatia angajatilor de a actiona in interesul organizatiei din care fac parte. Din aceste cauze, situatiile enumerate mai sus ar trebui constientizate si evitate.
Pentru aceasta organizatia urmareste sa:
- Ia decizii in interesul companiei si nu in baza interesului personal
- Anticipeze si sa evite situatiile in care pot aparea conflicte de interese
- Sa evite relatiile cu companiile cu care exista interese personale daca pot conduce la beneficii personale ale partenerului.
- Informeze organizatia referitor la orice interes personal care poate exista in conexiune cu o relatie de afaceri
- Stabileasca masuri care sa previna conflictul de interese
- Evite ca angajatii sa ofere sau sa primeasca cadouri sau alte beneficia in relatiile cu partile terte. Aceasta situatie nu se aplica unor cadouri ocazionale de valoare pur simbolica sau unor cheltuieli de protocol de valoare normala.
Pentru ca angajatii sa evalueze o situatie ca sa identifice daca exista un conflict de interese, se pot pune intrebarile de mai jos:
- Decizia pe care o luam pentru compania noastra este influentata de interesul personal?
- Ce impresie va lasa situatia unor parti terte cum ar fi clientii, partenerii de afaceri si investitorii?
- Cum va reactiona publicul la decizie?
Finantarea terorismului
Spalarea banilor reprezinta ascunderea originii banilor, sau altor active obtinute din activitati ilegale si mutarea lor in economia legala. In plus fata de bani, terorismul financiar poate include si alte active cum ar fi bunuri sau marfuri. Organizatia urmareste sa-si desfasoare relatiile de afaceri doar cu parteneri cu reputatie impecabila, organizatii care respecta cerintele legale si care au resurse fianciare din surse legitime.
Organizatia urmareste sa:
- Identifice pe cat posibil beneficiarul real al relatiilor de afaceri
- Aplice masuri de verificare identitatea si profilul economic al clientilor, partenerilro de afaceri si alte parti terte, precum si originea platilor, ca sa se asigure ca provin din surse legitime
- Raporteaza relatiile de afaceri, tranzactiile si activitatile suspecte catre autoritati, dupa cum este cazul.
Respectarea confidentialitatii asupra datelor
Datele personale sunt o informatie despre o persoana specifica sau identificabila, cum ar fi numele si adresa, poze, nr. de identificare personal, date bancare, telefon, sau date referitoare la sanatate.
Protectia datelor personale joaca un rol important in lumea digitala. Pierderea, sau utilizare improprie a datelor personale poate avea consecinte serioase asupra persoanelor respective. Organizatia se asigura ca datele personale pe care le gestioneaza, sunt protejate cu eficacitate si utilizate doar pentru scopuri legitime.
Organizatia:
- Colecteaza si proceseaza date personale respectand confirdentialitatea, doar pentru scopuri legitime, predefinite si intr-un mod transparent.
- Proceseaza date personale care sunt protejate impotriva pierderii, modificarii si utilizarii neautorizate prin masuri tehnice si/sau organizatorice
Rădăuţi
01.03.2021
